18 јан 7 koraka za odabir adekvatne lokacije
Bilo da planirate prvi događaj kompanije 2023. ili samo još jedan u nizu, verovatno se mučite da odlučite koja je savršena lokacija za vaš događaj. Odabir prave lokacije može biti ključ uspeha vašeg događaja, a postoji nekoliko faktora koje treba uzeti u obzir prilikom donošenja odluke. U ovom članku ćemo vam dati 7 koraka koji će vam pomoći da odaberete najbolju lokaciju za događaj vaše kompanije. Od razmatranja potreba vaših učesnika do posmatranja ukupnog ambijenta lokacije, ovi saveti će vam pomoći da osigurate da vaš događaj bude hit. Dakle, bez daljeg odlaganja, hajde da zaronimo u naših 7 najboljih koraka za odabir najbolje lokacije za događaj vaše kompanije.
1. Budžet
Pre nego što počnete da tražite mesta, odredite budžet koji možete da priuštite. Takođe, imajte na umu kada birate lokaciju da cena mesta nije sama. Uverite se da vaš budžet pokriva sve troškove kao što su hrana, piće, osoblje, stolice, mikrofoni itd.
Postoje različiti rasponi cena u zavisnosti od mesta održavanja. Ako unapred imate ideju o ceni, možete automatski da suzite izbor. Kada sastavljate budžet, odlučite šta bi bila glavna stvar koju želite od lokacije. Da li su neke posebne potrebe poput audio/vizuelne opreme bitne vašim gostima ili atmosferi? Imajte sve to na umu pri određivanju budžeta u startu.
2. VELIČINA PROSTORA
Najvažniji faktor je očigledno veličina mesta i broj ljudi koje očekujete na vašem događaju. Ako očekujete 25 ljudi, nije vam potrebna velika banket sala. Ako očekujete 500 ljudi, svakako vam treba banket sala.
U zavisnosti od toga koliko gostiju očekujete, pobrinite se da ima dovoljno prostora za sve kako bi se svi osećali udobno.
Kada otkrijete kapacitet svog potencijalnog mesta, pokušajte da pronađete ravnotežu. Hajde da objasnimo šta pod tim podrazumevamo. Pre svega, ne možete udobno da smestite 500 ljudi u prostor kapaciteta 300, ali postoje i protivpožarni i bezbednosni propisi kojih se mesto mora pridržavati. S druge strane, ne želite da vaš gost putuje 10 minuta sa jedne strane vaše lokacije na drugu samo da bi uhvatio korak sa drugim ljudima. Dakle, ne preveliki i definitivno ne premali.
3. Pristupačnost lokacije
Proverite da li je mesto koje razmišljate o događaju lako dostupno gostima. Trebali biste osigurati da gosti mogu lako doći do vašeg događaja, bilo da dolaze automobilom ili javnim prevozom.
Potražite mesto koje je blizu terminala javnog prevoza ako gosti dolaze autobusom, i blizu aerodroma ako gosti dolaze avionom. Uverite se da ima dovoljno parkinga na licu mesta za broj pozvanih gostiju i takođe se pobrinite da parking bude besplatan za vaše goste u vreme događaja.
4. Usluga
Pored izgleda mesta, važno je uzeti u obzir i usluge i pogodnosti koje oni nude. Razmislite o postavljanju sledećih pitanja da biste znali šta da očekujete:
- Ima li objekat kuhinju i može li obezbediti ketering za vaš događaj?
- Da li mesto ima stolove, stolice, stolnjake i nadstolnjake koje možete da koristite?
- Da li postoji osoblje za postavljanje/čišćenje?
- Ima li objekat audiovizuelnu opremu?
Ako ne želite da trošite previše vremena postavljajući sva ova pitanja sami, biće nam više nego drago da vam pomognemo! Možete saznati više o OLIDOOL-ovoj usluzi OVDE ili nas kontaktirajte OVDE.
5. KETERING
Mesto održavanja često odbija naknadu za podešavanje i zahteva samo depozit i cenu hrane za svakog gosta. Drugi prostori možda uopšte nemaju kuhinju. Ovi prostori bez kuhinja mogu imati partnerstvo sa uslugama keteringa hrane koje morate da koristite ili imate mogućnost da dovedete svoje prodavce. Ovo može biti sjajno ako se mesto udružilo sa fantastičnim prodavcem. Ako nije, to može izazvati velike probleme i negativno uticati na iskustvo učesnika. Ukoliko ne možete da proverite kvalitet usluge hrane u odabranom mestu ili znate da je ketering loša usluga, možda bi trebalo da se klonite tog mesta. Morate da napravite događaj na kome će vaši gosti uživati, pa učinite sve što vam je potrebno da biste dobili to iskustvo za njih.
6. raspored
Čak i ako uspete da pronađete svoje mesto rano u procesu planiranja događaja, i dalje biste trebali imati grubu predstavu o vrsti aktivnosti koje planirate da ugostite, opremi koja će vam trebati i potrebama vaših gostiju. Ukoliko nemate neke slike na umu kako bi sve trebalo da bude, onda vam toplo preporučujemo da počnete da razmišljate o tome.
Dok sužavate svoje izbore, nabavite ilustrovani tlocrt svakog od vaših potencijalnih mesta i prošetajte kroz svoje omiljene bar jednom, beležeći važne stvari kao što su gde se nalaze električne utičnice i gde se nalazi ili može da se nalazi AV oprema.
7. akustičnost
Kladimo se da ste bar jednom prisustvovali događaju gde je bilo toliko glasno da ste jedva čuli druge, pa ste napregli sluh i izgubili glas. To je rezultat loše akustike. Akustika je samo fensi reč za to kako zvuk putuje kroz prostor. Nizak plafon čini da mesto izgleda prijatno, ali ga čini glasnijim kada je puno. Ili veliki prostor u stilu skladišta dovodi do odjeka. Prilikom odabira mesta treba da imate na umu, baš kao i za izgled, šta želite za događaj i kako ste ga zamislili. Zatim, prema tome, treba da prilagodite svoj izbor mesta gde možete da organizujete događaj.
Ali, ako vam se zaista sviđa neko određeno mesto, ali je akustika loša, postoje stvari koje možete učiniti da ih poboljšate, kao što je korišćenje dvorišta van mesta ili korišćenje akustičnih oblaka ili nadstrešnica.
Zaključak
Kada tražite savršena mesta za svoje korporativne događaje, trebalo bi da ozbiljno shvatite taj zadatak. Imajte na umu sve gore navedeno, ali iznad svega, sigurno možete dozvoliti da vam instinkti budu vodič. Ako spojite različite elemente i pametno ih realizujete, vaš događaj će postići upravo ono što želite.
I ne zaboravite DETAILS MATTER!
Ostale naše blogove pogledajte OVDE
No Comments