10 феб Najbitnije stavke u organizaciji događaja
Zavisno od vrste događaja postoji veliki broj stavki koje je potrebno organizovati i rešiti da bi jedan događaj bio uspešan i da bi publika i posetioci mogla da uživaju u onome što vide i čuju.
Koja god da je vrsta događaja u pitanju neke stvari su zajedničke za sve njih. U ovom tekstu ću napisati tri glavne stvari koje treba da ima svaki događaj na samom početku osmišljavanja. To su CILJ, BUDŽET i KONCEPT događaja.
Cilj bez plana predstavlja samo želju. -Antoan de Sent Egziperi
1. CILJ
Kada sebi kažete hoću da organizujem događaj, proslavu, žurku, konferenciju, seminar prvo pitanje koje treba da da postavite jeste koji je cilj organizacije toga događaja. Neki od ciljeva mogu biti:
- povećanje prodaje određenog proizvoda za X procenata
- Y profit od prodatih karata
- podizanje svesti o određenoj temi (reach na mrežama, objave u medijima itd.)
- promovisanje kompanije
- podizanje motivacije zaposlenih
- ili nešto drugo
Ciljevi treba da budu merljivi i vremenski određeni da bismo nakon događaja mogli da kažemo da li smo ga ispunili ili ne. Takođe, treba napomenuti da zadaci nisu isto što i ciljevi događaja.
Ciljevi se postavljaju na početku planiranja svakog događaja i oni nam služe kako bismo sve ostale aktivnosti usmerili na ostvarenje istih.
2. BUDŽET
Stavka bez koje ne može krenuti nijedan projekat bilo da je on u event industriji ili nekoj drugoj je svakako budžet. Kako možemo znati koliko novca imamo za promo materijal, osvetljenje ili ketering ukoliko nemamo raspodeljene finansije po troškovnim grupama.
Budžet je najbolje napraviti u excel tabeli jer je tako i najpregledniji za sve učesnike na projektu. Neke od kolona koje može da sadrži ta tabela su:
- Naziv stavke
- Kompanija koja isporučuje
- Broj potrebnih komada
- Cena po komadu
- Ukupna cena
- Kontakt osoba
- Napomena
Budžet se obično pravi u minimum dve varijante, jeftinija i skuplja, kako bi klijent imao uvid u to šta se može dobiti za koju cenu. On mora biti jasan da svako može shavatiti o čemu se radi na prvi pogled i bez dodatnih pitanja. Takođe, budžet se pravi sa cenama bez PDV-a ukoliko klijent nije drugačije zahtevao.
3. KONCEPT
Koncept događaja predstavlja idejno rešenje kako će sam događaj izgledati, iz čega će se sastojati i koje su to glavne poruke koje želimo da pošaljemo. Ovde dolazi do izražaja naša kreativnost i timske ideje kako događaj učiniti jedinstvenim i za pamćenje jer to je ono što svako od nas želi.
Kada pravimo koncept događaja neophodno je da odgovorimo na 5 pitanja a to su:
- Ko?
- Šta?
- Gde?
- Kada?
- Zašto?
Efekat iznenađenja je ono što kod posetioca ostavlja utisak jedinstvenosti i to je direktno povezano sa kreativnošću kojom ćemo iznenaditi sve prisutne na događaju. Kada govorimo o kreativnosti nju možemo iskazati na svakom koraku i svakom detalju:
- Izgled pozivnice
- Dekoracija keteringa
- Pokloni za prisutne
- Aktivacije na samom događaju
- Uređenje prostora
- Performans
- itd.
Ovde samo treba voditi računa da su sve ideje i predlozi tehnički izvodljivi i da budu u okviru budžeta. Savetovanje sa tehničkim licima je preporučljivo kada se osmišljavaju veći projekti.
Ovo su bile neke od glavnih stavki koje je potrebno definisati na samom početku osmišljavanja svakog događaja. Postoje još mnogi faktori koji utiču na samu organizaciju događaja i o kojima treba voditi računa kao što su izbor govornika, izbor svih dobavljača, marketing kampanja, spisak zvanica itd.
Kontaktirajte nas na contact@olidool.com ukoliko vam je potrebna pomoć oko neke od ovih stavki, tu smo da podelimo naše iskustvo sa vama.
Pogledajte i ostale tekstove na našem BLOG-u.
Sorry, the comment form is closed at this time.