11 нов 9 BITNIH KORAKA U ORGANIZACIJI DOGAĐAJA
DA LI SU DOGAĐAJI DEO VAŠE POSLOVNE STRATEGIJE?
Gotovo svaka kompanija bi trebala da teži da organizuje jedan ili više kvalitetnih događaja godišnje, ali u njih je potrebno uložiti trud, vreme i novac, i zbog toga ih većina kompanija zapostavlja i zaboravlja na benefite događaja.
Ali zašto su ovi događaji uopšte bitni? Koje su njihove prednosti? Kako ih treba organizovati? U nastavku odgovaramo na ta pitanja i objašnjavamo ključne faktore za uspeh vašeg događaja.
Za početak, zašto su događaji bitni za kompaniju u bilo kojoj industriji?
Bez obzira na vrstu odabranog događaja, konferencija, celodnevni događaj, godišnji sastanci itd., događaji i sastanci kompanije su veoma moćni i efikasni alati pomoću kojih ostvarujete konekcije sa novim ljudima sa kojima biste potencijalno sarađivali u budućnosti. To je ono što je poznato kao umrežavanje.
Umrežavanje je ključni faktor u strategiji rasta ili razvoja svake kompanije jer, između ostalog, omogućava kompaniji da stekne priznanje i istaknutost u svojoj oblasti, poveća prodaju i stvara nove prilike u sferi svog poslovanja.
Planiranje pre događaja
1. Odredite cilj događaja
Prva i najvažnija stvar o kojoj treba da vodite računa je postavljanje cilja za vaš događaj.
Određivanje ciljeva na početku je od velikog značaja jer jedino pomoću njih možemo uspešno da organizujemo događaj. Ne smemo zaborativi da ti ciljevi moraju da budu merljivi i određeni vremenski, kako bismo na kraju događaja znali da li smo ih ostvarili ili ne.
Takođe se moramo truditi da nam fokus budu ljudi koji prisustvuju i njihova očekivanja. Napravite listu stvari koje mislite da vaši gosti očekuju i trudite se da budu prioritet na vašem događaju.
2. Odredite budžet događaja
Nakon što smo ustanovili jasan cilj našeg događaja, vreme je da odredite budžet.
Pri odlučivanju o budžetu, morate sagledati najširu sliku. Pod tim mislimo na apsolutno svaki trošak koji vas očekuje pre, tokom i nakon organizacije događaja.
Nekada nije moguće odrediti tačan budžet događaja iz razloga što ne poznaju svi stanje na tržištu kao i cene dobavljača koje je potrebno angažovati. Tu vam mogu pomoći agencije i organizatori događaja koji znaju kvalitetne dobavljače i koji mogu da vam uštede vreme istraživanja.
Odvojite 10-20% budžeta za nepredviđene troškove koji se mogu pojaviti.
3. Napravite listu gostiju
Napravite listu gostiju koje želite da pozovete (klijente ukoliko je tip događaja eksterni ili vaše zaposlene ukoliko je interni tip događaja, poput team building-a).
Određivanje vaše publike pre događaja će vam pomoći da preciznije sagledate šta vas čeka sa logističke strane posla.
Na kraju morate napraviti i poslati jedinstvene pozivnice vašem klijentu ili zaposlenima, kako biste od početka imali njihovu pažnju.
4. Izaberite lokaciju
Kada završite sa listom zvanica, možete odrediti lokaciju na kojoj organizujete vaš događaj. Dok to radite, morate imati na umu prvo svoj budžet. Izaberite mesto koje će se dopasti vašim gostima, a pri ovome razmišljajte o cilju događaja i očekivanjima koja vaši gosti imaju od samog događaja.
Izaberite datum (uz to da treba izbegavati značajne praznike) i rezervišite mesto na vreme kako biste izbegli komplikacije u poslednjem trenutku.
5. Pripremite i zakažite sve za događaj
Pre samog početka događaja, preostalo vam je samo još da sve zakažete za taj datum.
Odaberite naziv i temu za svoj događaj i pripremite svu opremu i stvari koje će vam biti neophodne. Odlučite koje ćete aktivnosti uključiti u svoj događaj i obavestite svoje osoblje i menadžment o njima. Morate obratiti pažnju da događaj sadrži aktivnosti u kojima će svi podjednako da uživaju i budu aktivni.
Na dan događaja
6. Pratite i proveravajte realizaciju
Proverite lokaciju, kao i sve dobavljače i druge faktore koji su neophodni za nesmetano odvijanje događaja.
Sa njima dogovorite vreme kada dolaze na lokaciju, kada kreće montaža, šta rade u toku događaja kao i kada treba da se uradi demontaža i vraćanje lokacije u prvobitno stanje.
7. Razmenite iskustva i ideje
Korporativni događaj je savršeno mesto za prikupljanje i deljenje ideja i inovacija u vašoj industriji.
Tokom događaja osmislite kako da na kreativne načine prikupite ideje od svojih gostiju, koje bi mogle u budućnosti da poboljšaju vaše poslovanje.
Takođe ne budite sebični, već se pobrinite da i vi vašim gostima date ideje i podelite sa njima isto što i vi očekuje od njih.
8. Umrežavanje i širenje kontakata
Pobrinite se da od samog ulaska na vaš događaj apsolutno svi budu pozdravljeni. To odaje osećaj topline i gosti će se odmah osećati prijatnije i opuštenije. Korporativni događaj je savršeno mesto za upoznavanje potencijalnih klijenata i povezivanje sa ljudima ali to nećete postići ako je gostima neprijatno i nelagodno.
Predstavite svoje zaposlene gostima i pobrinite se da se svi međusobno upoznaju. To će umnogome olakšati ostvarivanje novih odnosa i poznanstava.
Posle događaja
9. Praćenje nakon događaja
Najbolji način da završite uspešan korporativni događaj je da poslušate sve utiske i rezultate nakon njegovog završetka.
Zahvalite svim ljudima koji su prisustvovali vašem događaju slanjem zahvalnice.
Povežite se na društvenim mrežama da biste učvrstili novoostvarene konekcije. Sprovedite analize kako biste sa sigurnošću znali da li ste ostvarili sve zacrtane ciljeve.
Zaključak
Planiranje korporativnog događaja može biti zabavan i lak zadatak ako razumete šta treba i na koji način trebate da uradite. Ako se sve unapred odredi i isplanira, proces postaje jednostavniji i zabavniji čak.
Morate tokom celog procesa biti kreativni, organizovani i inovativni. Pratite sve finansije i resurse i uverite se da nema nedostataka u vašem događaju. Vaš događaj mora da izazove uzbuđenje među učesnicima kako bi mu svi prisustvovali i kako bi događaj ostao upamćen.
I ne zaboravite DETAILS MATTER!
Ostale naše blogove pogledajte OVDE
No Comments